Metodología Lean en el Sector Público
Historias de éxito contadas por sus protagonistas:
Los procesos de la Administración Pública también pueden beneficiarse de las ventajas de la metodología Lean Management y la identificación de los despilfarros. Esperar, ir de un sitio a otro, hacer colas, sufrir retrasos o pérdidas, son situaciones que ocurren como consecuencia de la compleja organización de algunos procesos de la actividad pública.
Resulta difícil responder satisfactoriamente a una demanda variable con unos procesos y una organización fijos, no flexibles. La metodología Lean Management facilita la simplificación administrativa de los procesos, reduce la necesidad de burocracia y favorece, mediante sus herramientas, la eliminación de despilfarros, de manera que, con los mismos recursos, organizados de un modo más eficiente, se puede:
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Simplificación de Procesos en la Administración Pública
- Análisis, Simplificación y Mejora de procesos
- Aumento del Valor añadido a la ciudadanía y del Sector Público
- Distribución equlibrada de las cargas de trabajo
- Disminución del estrés y de movimientos innecesarios
- Reducción de los tiempos de atención y de proceso
- Estabilización de procesos y del sistema de gestión
- mejorar la satisfacción de la ciudadanía, la agilidad y la calidad de la atención.
- aumentar la capacidad de los procesos y mejorar su flexibilidad para atender las variaciones de la demanda, disminuyendo plazos, tiempos de espera o colas.
La metodología dispone de técnicas que permiten, también a los profesionales de la administración pública, identificar los cuellos de botella de los procesos y trámites.
Un ejemplo de aplicación es el de la Unidad de Administración y Servicios de la Facultad de Geografía e Historia de la Universidad de Sevilla. Esta Unidad es la encargada, entre otras responsabilidades, de gestionar los procesos de la Secretaría de la Facultad: matriculaciones, traslados, expedientes académicos, cursos, etc.
En el video que figura en esta misma página, el Administrador de la Unidad cuenta personalmente y con detalle la experiencia: cómo ha aumentado la productividad, cómo se ha introducido la gestión visual, cómo ésta ha mejorado el conocimiento del estado de los diferentes procesos en cada momento y cómo ha favorecido una mayor involucración de los políticos en los procesos de gestión. Estos cambios han ocasionado una drástica reducción de los plazos de tramitación de los expedientes y de los servicios.
Puedes encontrar otro caso de éxito en el siguiente artículo, en el que se describe cómo la aplicación de Lean Management ha producido, como experiencia piloto, una reducción media del 75% en el plazo de resolución de las Autorizaciones Ambientales Unificadas de una Delegación Provincial de la Junta de Andalucía.
A continuación también reproducimos las conclusiones del Director de Políticas del Servicio Nacional de Salud del Reino Unido, como consecuencia de la experiencia de transformación de la gestión vivida:
“En un primer momento, los profesionales se muestran implicados y entusiastas. La gente parece divertirse. Posteriormente, el grado de mejora es a menudo extraordinario. En casos más complicados, las transformaciones requieren la revisión de todos los procesos y pueden ocupar al equipo durante una semana entera, o incluso más. También es sorprendente cómo los principios Lean a veces son anti-intuitivos, desafiando las teorías económicas de escala, del proceso por lotes, del trabajo en colas y la especialización. Muchas de estas ideas de organización del trabajo están muy arraigadas y son a menudo erróneas. Lo más sorprendente es la idea de que podemos lograr más haciendo trabajar el sistema de forma menos intensa”.
Beneficios
- Reducción de tiempos de tramitación
- Aumento de la eficiencia
- Reducción de colas en ventanilla
- Mejora del proceso de archivo
- Reducción de la necesidad de espacio
