Estos son los resultados de un estudio sobre gestión eficaz del tiempo que hemos realizado con 25 directivos.
El análisis se basa en lo que llamamos la Curva de Rendimiento Personal: la evolución del nivel de rendimiento de un profesional durante el día. En primer lugar cada directivo debía escribir la distribución de su agenda diaria de actividades, indicando los tramos horarios en los que suele hacer cada cosa. A continuación les pedimos que representaran gráficamente cómo evoluciona su nivel de rendimiento, medido en % estimado, a lo largo de las horas de trabajo.
Las distribuciones de rendimiento representadas respondieron a tres tipos de curvas:
- Un 40% de los participantes dibujaron una curva como la del Gráfico 1.
- Un 40% dibujó una curva como la del Gráfico 2
- El 20% restante lo hizo según la curva representada en el Gráfico 3.
En las personas del tipo 1, su rendimiento en la primera hora del día arranca alrededor del 80%. En algunos casos se consideraba superior y en otros, sin embargo, se comenzaba con un 50%. El máximo se alcanza durante la tercera o cuarta hora, y este máximo rendimiento se puede mantener durante un máximo de dos horas. A partir de aquí el rendimiento va decreciendo paulatinamente hasta finalizar la jornada.
Lo más destacado de las personas del tipo 2 es que consideran que a lo largo de su día tienen dos puntas de mayor rendimiento, la primera también alrededor de la tercera o cuarta hora y la siguiente aparece unas horas después, normalmente tras el almuerzo.
En el caso de las tipo 3, su día empieza con el máximo rendimiento y va decreciendo conforme transcurren las horas de trabajo.
El objetivo de este ejercicio no es discriminar qué tipo de curva o de rendimiento es mejor, sino enfatizar la necesidad de considerar el nivel de rendimiento personal a la hora de organizar las agendas diarias de trabajo, planificando las actividades que necesitan de nuestro mayor rendimiento en los tramos horarios correspondientes.
¿Cómo podemos usar los principios de la metodología Lean para mejorar nuestro rendimiento personal?
A continuación incluimos tres consejos Lean que pueden ayudar a mejorar el rendimiento personal, reducir el estrés y la sensación de estar apagando fuegos:
- Planifica las actividades en función de la «capacidad disponible», de tu Curva de Rendimiento. Para conseguirlo te proponemos que realices el ejercicio anterior: escribe tu agenda cotidiana y luego pinta tu Curva de Rendimiento Personal.
- Evita las interrupciones, favorece el flujo. Identifica las actividades que puedas interrumpir sin pérdida considerable de rendimiento. Por ejemplo, leer el correo electrónico, realizar llamadas de teléfono pendientes, pasar notas de gasto o despachar en cortas reuniones con los miembros del equipo. Tener en cuenta que en muchas ocasiones somos nosotros los que favorecemos que nos interrumpan.
- Alíate con la incertidumbre: no ocupes toda tu agenda, reserva un cierto tiempo para posibles imprevistos.
Si denominamos zonas A a los tramos horarios de mayor rendimiento de tu gráfico y zonas B a las de menor, la cuestión es organizar la agenda de la siguiente manera (ver Gráfico 4):
- Zonas A: actividades que requieran el mayor rendimiento. Ejemplos de estas actividades son actividades de análisis, planificación o evaluación, ya sean individuales o en equipo.
- Zonas B: actividades interrumpibles o que requieran menor rendimiento: revisar el correo electrónico, llamar por teléfono, realizar trabajo de tipo administrativo, mantener entrevistas con colaboradores, clientes o proveedores.
