A continuación compartimos los resultados de un estudio de opinión sobre la formación en sus organizaciones realizado entre 51 directivos, responsables y técnicos, pertenecientes a diferentes sectores de actividad. La motivación del estudio, realizado en Febrero de 2016, es contrastar en qué medida las organizaciones:
- Definen sus necesidades formativas tanto a partir de sus estrategias y objetivos como teniendo en cuenta las limitaciones y problemas que los diferentes trabajadores se encuentran en el desarrollo de sus tareas.
- Relacionan cada actividad formativa con el impacto que produce en los resultados.
- Vinculan claramente las acciones formativas con actuaciones posteriores de aplicación y mejora del puesto o proceso.
- Evalúan posteriormente la eficacia de la formación para los objetivos previstos.
Información sobre la encuesta
Se pedía valorar de 0 a 10 el grado de acuerdo con los aspectos indicados, entendiendo una puntuación de 0 como la correspondiente al máximo grado de DESACUERDO y por una puntuación de 10 la que corresponde al máximo grado de ACUERDO.
Los resultados se segmentaron en función de:
- el cargo que la persona ocupaba en su organización,
- si tenía o no poder de decisión sobre la formación del personal a su cargo y
- si pertenecía al sector público o privado.
Resultados de la encuesta
- Existe gran unanimidad en la valoración personal de la importancia de la formación, con un valor medio de 8’7, correspondiendo la menor valoración a los responsables de recursos humanos (8’2) y la mayor a los máximos responsables de la organización (9’1).
- La valoración de la importancia que la organización le da a la formación si se compara con otros procesos (7’6), es ligeramente inferior a la valoración personal en el caso de los máximos responsables (8’9 frente a un 9’1), y significativamente inferior en el caso de los responsables de RRHH y de los profesionales que no tienen personas a su cargo (más de 2 puntos) o de los responsables de otro tipo (1’5 puntos).
- En cuanto a si en la organización se percibe que la formación es una prioridad, se acentúan las diferencias, ya que los máximos responsables arrojan una valoración media de 8’4, mientras que los de recursos humanos lo valoran con un 5’3, 3 puntos menos.
- Existe coincidencia en la opinión de los máximos responsables de unidad y los profesionales que no tienen personas a su cargo respecto a si la formación que reciben las personas está claramente vinculada con los objetivos y estrategias de la organización (8’1), pero es un 1 punto inferior respecto a la valoración media de los máximos responsables (9’1) y 1 punto superior a la de los responsables de recursos humanos (7’0).
- Salvo los responsables de otro tipo (4’7), todos los grupos valoran por encima de 5 (algún grado de acuerdo) el que la formación que reciben las personas de su empresa está más vinculada con las necesidades manifestadas por cada persona que con las necesidades de la empresa.
- La profundidad del análisis que se realiza de la formación necesaria de acuerdo con los planes y estrategias, es valorada por los máximos responsables con un 8, mientras que el resto de colectivos la valoran entre un 6’2 (responsable de otro tipo) y un 6’9 (máximo responsable de la unidad). Las conclusiones son similares respecto a si el análisis de necesidades se hace sobre cada puesto de trabajo, a partir de las estrategias, planes y objetivos, aunque las diferencias en puntos son menores.
- Respecto a si la organización evalúa el impacto de la actividad formativa en los resultados, se obtienen de nuevo resultados análogos a los obtenidos en la valoración de la importancia de la formación: los máximos responsables valoran con un 8 (de acuerdo con la afirmación) y los responsables de recursos humanos por debajo del 5 (4’7 en el caso de la actividad y 4’3 en el de la persona), en desacuerdo con la afirmación.
- De nuevo aparecen las mayores diferencias entre la opinión de los responsables de RRHH (4’5 puntos) y la de los máximos responsables de la organización (1’5 puntos) sobre si se considera formación sólo a aquélla que se imparte en un aula.
- Por debajo de 5, aunque con valores cercanos, todos los colectivos consideran que la mayor parte de la formación no es impartida por personas de la propia organización, con valoraciones entre los 3’5 de los responsables de otro tipo y el 5’0 de los máximos responsables.
- Con las tres últimas afirmaciones del estudio ninguno de los colectivos está de acuerdo, aunque con diferente grado de intensidad. Si la valoración de los máximos responsables con la afirmación de que la formación cobra importancia cuando queda poco tiempo para que venza el crédito de formación continua es de 0’7 (total desacuerdo), los responsables de unidades o de RRHH no están de acuerdo, pero con una valoración de 4’5 y 3’8 respectivamente, 3 y 4 puntos más que los máximos responsables.
- Las mayores diferencias entre la opinión de las personas con poder de decisión sobre la formación y las que no lo tienen, se dan en la valoración de la importancia que le da la organización a la formación (7’9 frente a 6’5); en la valoración de la percepción de la formación como una prioridad (7’4 frente a 5’9) y en que cobra importancia cuando vence el crédito de la formación continua (3’0 frente a 5’5).
- Entre los profesionales del sector público y privado no existen grandes diferencias, salvo en la afirmación sobre si la mayor parte de la formación es impartida por personas de la propia organización (2’6 frente a 4’7 del sector privado). Se alcanzan diferencias de un punto a favor del sector público en las respuestas a si la formación está más vinculada con las necesidades manifestadas por cada persona (6’7 frente a 5’6) o en la evaluación del impacto de la actividad en los resultados (5’0 frente a 6’1).
Conclusiones: ¿Quién tiene razón, el CEO o el Responsable de Recursos Humanos?
| Existen diferencias de opinión entre el máximo responsable de la organización y el responsable de RRHH en aspectos como la prioridad comparada con otros procesos, el alineamiento con las necesidades de los puestos y los objetivos estratégicos, o la evaluación del impacto que la formación tiene en el negocio o en la actividad. |
A veces da la sensación de que la formación no está claramente vinculada con la mejora de los resultados. Expresiones como “Me mandan a un curso” o “No sé para qué estoy haciendo el curso” son manifestadas por algunos participantes de acciones formativas. Esta sensación se acentúa si se pregunta qué se va a hacer después del curso: cómo se tiene previsto aplicar lo aprendido o cómo se va a evaluar si lo aprendido ha tenido impacto en los resultados de la organización.
En ocasiones asociamos, casi de forma automática, formación con curso impartido a un grupo por un tercero, lo que suele encarecer la actividad y puede resultar menos eficaz. Otras ocasiones da la sensación de que la formación es una actividad relacionada pero no vinculada con la actividad, dado que no implica un compromiso de aplicación en el puesto.
La formación en grupo tiene determinadas ventajas, pero muchas veces es más práctico, productivo y eficaz, recurrir al entrenamiento de grupos reducidos, o incluso individual, con personal propio. Formar al equipo en un aula es percibido con frecuencia por los participantes como enseñar «desde fuera», desde el plano teórico, de lo abstracto: “Eso es la teoría. No es la realidad”. Trabajar con el equipo en su zona de trabajo a partir de sus problemas es enseñar «desde dentro», desde lo tangible. Es enseñar haciendo, es conducir el aprendizaje, el de los otros y el nuestro.
En la Escuela pensamos que existen grandes posibilidades de mejora de los resultados de las organizaciones si potenciamos la formación de los profesionales en las áreas de trabajo a partir de la solución de sus problemas (desde abajo hacia arriba) y de los objetivos estratégicos de la organización (de arriba hacia abajo). Los problemas son una fuente de enriquecimiento y mejora, tanto para las empresas como para sus personas: aprendemos a superar obstáculos, aumenta nuestra autoestima, nos hacemos personas más independientes y autónomas y reduce el temor al cambio, a lo nuevo.
Para aprovechar al máximo estas posibilidades de mejora, la Dirección debe revisar su proceso de formación, desde la identificación de objetivos y necesidades hasta la evaluación de su impacto en los resultados de la actividad, de manera que para cada acción formativa se asegure que:
- Está alineada tanto con las necesidades del puesto como con los objetivos de la organización
- El objetivo de mejora consecuencia de su aplicación está claramente definido antes de la formación
- Implica un compromiso de aplicación ágil en el puesto de trabajo o en un proceso tras la formación
- La eficacia de la acción formativa sea evaluada sistemáticamente mediante su impacto en los resultados
En otro caso, los recursos y el tiempo dedicados a la formación corren el riesgo de convertirse en un despilfarro.
Para conseguir este cambio entendemos que es necesario que:
- el proceso de formación tenga una prioridad coherente con su influencia en la mejora de la organización
- la formación sea entendida en su concepto más amplio: fuera de un aula, en grupos reducidos, en el puesto o área de trabajo.
- se potencie la transmisión interna de conocimiento: en ocasiones es más eficaz y eficiente la formación con personal propio.
- las agendas de los profesionales se programen reservando un tiempo razonable para el aprendizaje.
