La metodología Lean Management (o Lean Manufacturing) y las metodologías ágiles, en particular Scrum, son dos enfoques que comparten algunos principios de gestión, pero cada una tiene características y aplicaciones específicas que las hacen más adecuadas para determinadas situaciones y entornos.
En este artículo, exploramos las diferencias clave entre ambas metodologías y cómo se complementan, permitiéndote decidir cuál es la más adecuada para tus necesidades.
¿Qué es la metodología Lean?
La metodología Lean tiene sus bases en el sistema de trabajo de la compañía Toyota Motor Company, que fue la que lo desarrolló y la que continúa mejorándolo. El sistema de trabajo se centra en la eliminación del desperdicio en los procesos para maximizar el valor para el cliente y la eficiencia (ver orígenes aquí).
Se basa en las siguientes 4 ideas base:
Como consecuencia de estas ideas Toyota ha venido desarrollando, desde los años 40 del siglo pasado, una serie de técnicas que resuelven problemas de eficiencia de procesos organizativos que hoy por hoy siguen siendo endémicos en buena parte de los sectores de actividad.
Se debe destacar un aspecto que consideramos especialmente revelador del pensamiento Lean: la clave principal de la eficiencia no es conseguir que las personas del equipo siempre estén trabajando, sino que los trabajos que ese equipo debe hacer no se queden parados, o lo hagan el menor tiempo posible. Un equipo puede estar altamente ocupado haciendo cosas que ahora no hacen falta, o fabricando productos o haciendo diseños que nunca se van a vender.
A veces se piensa que la metodología Lean es propia de actividades industriales. Aunque surgió en Toyota, y a partir de 1973 se extendió rápidamente a la industria del automóvil japonesa, hoy en día existen numerosos casos de éxito de aplicación en múltiples sectores: hospitales, servicios, administraciones públicas, colegios, restaurantes, hoteles, comercios, etc., etc.
Existen también opiniones acerca de que es útil sólo en organizaciones con procesos repetitivos y estandarizados, no siendo tan eficaz en equipos encargados de ejecutar proyectos, cuyo alcance y dedicación no tienen por qué parecerse. Es cierto que algunas técnicas no pueden emplearse de la misma manera, pero los principios de Lean son perfectamente aplicables a este tipo de equipos o empresas. Existen múltiples casos, en los que nosotros hemos tenido ocasión de participar, de empresas de desarrollo de software y mantenimiento, constructoras o ingenierías, que han necesitado aplicar Lean para mejorar su rendimiento y sus plazos de ejecución de forma global.
¿Qué es Scrum?
Scrum podríamos decir que es la más popular de las metodologías ágiles. Las metodologías ágiles reúnen sus principios en un famoso escrito, el Manifiesto Agil, elaborado en 2001, que es fácil de encontrar en internet (aquí).
Scrum es un marco de trabajo altamente eficaz para ejecutar proyectos en entornos y situaciones sometidos a una alta incertidumbre, ya sea por insuficiente definición de los requisitos de cliente como por las posibles circunstancias cambiantes del entorno.
Concretamente, Scrum surge como un proceso más eficaz de crear software comparado con el método tradicional de planificación y ejecución en cascada, que se basa en planificaciones excesivamente idealistas e impredecibles cuyos plazos se incumplen casi siempre, resultando a veces un producto que nadie quiere o por el que nadie está dispuesto a pagar. Retrasos de meses, o incluso de más de un año, son habituales.
Con el nuevo enfoque, el proceso surge de la interacción constante de un equipo multidisciplinar cuidadosamente seleccionado, con un alto nivel de autonomía para favorecer precisamente la agilidad, cuyos miembros trabajan juntos desde el principio hasta el final. En lugar de avanzar en etapas definidas y muy estructuradas, el proceso nace y evoluciona a partir de la interacción continua de los miembros del equipo y de éstos con el cliente.
El marco se basa en ciclos de trabajo cortos, llamados sprints, que permiten adaptarse rápidamente a los cambios y garantizar que se entrega valor incrementalmente al cliente en cada uno de esos sprints. El tamaño de los sprints puede oscilar entre 1 y 8 semanas, dependiendo del grado de incertidumbre y del producto o servicio que se esté desarrollando.
Comparación clave: Lean vs. Scrum
Uno de los padres de la metodología Scrum, el empresario informático Jeff Sutherland, refiere que su método se basa también en el sistema de producción de Toyota, lo que da una idea del grado de similitud que tienen los principios de Scrum con los de Lean.
A continuación, detallamos las diferencias más importantes entre Lean y Scrum:
- Objetivo: enfoque en el proceso vs. enfoque en el proyecto:
- Lean se enfoca en mejorar los procesos existentes mediante la eliminación de actividades que no generan valor.
- Scrum, como se ha indicado, está diseñado para la gestión de proyectos en entornos con alta incertidumbre, donde es necesario adaptarse rápidamente y hacer entregas incrementales de productos o servicios.
2. Ámbito de aplicación:
- Lean es idóneo para la búsqueda del rendimiento global, tanto de los procesos de producción como los de soporte, asegurando que los recursos se están utilizando de forma óptima. Es una filosofía global que puede aplicarse a toda la organización y a todos los sectores de actividad.
- Scrum suele tener un alcance más parcial que Lean. Se utiliza en la planificación y ejecución de proyectos complejos y dinámicos que requieren un alto grado de atención y reacción ante los posibles cambios. Aunque Scrum nació para ser aplicado en el desarrollo de software, existen actividades de otro tipo en donde la aplicación del método puede resultar eficaz, por ejemplo:
o Diseño y desarrollo de productos y servicios
o Ingeniería y Construcción
o Marketing
o Elaboración de presupuestos anuales
o Procesos muy dependientes de clientes
o Procesos sujetos a circunstancias cambiantes
3. Tiempo y estructura:
- Salvo situaciones de crisis en algún proceso o resultado, la necesidad de aplicar Lean no suele comportar el tener que ajustarse a encontrar una solución en un tiempo limitado, ya que se enfoca más en la búsqueda del flujo continuo y la mejora constante del proceso.
- Scrum, sin embargo, es eficaz para proyectos que suelen tener unos plazos de ejecución dados y, en ocasiones, muy ajustados, por lo que es altamente importante considerar con el cliente la adecuada proporcionalidad de la triada alcance-recursos-plazo para que la calidad no se vea afectada y se pueda entregar en plazo.
4. Equipo y roles:
- En Lean, normalmente los responsables de optimizar los procesos son los equipos de las correspondientes áreas de trabajo, o bien se constituyen equipos multidisciplinares si los procesos a mejorar son de carácter transversal. Suele seguirse la estructura jerárquica existente. Aunque las capacidades de trabajo en equipo son deseables, lo importante es conocer el proceso y las técnicas Lean. Se requiere un experto en Lean formando parte del equipo, idealmente el líder, aunque no es imprescindible.
• En Scrum, los equipos tienen un alto grado de autonomía y se autoorganizan, y mantienen un fuerte enfoque en la colaboración y el feedback continuos. Son equipos de alto rendimiento con entrenamiento específico para ello. El Product Manager es la persona que mantiene la interlocución con el cliente y el Scrum Master es el facilitador especialista en la metodología que ayuda a eliminar obstáculos al avance del trabajo y mejorar la eficiencia del equipo.
- En Lean, normalmente los responsables de optimizar los procesos son los equipos de las correspondientes áreas de trabajo, o bien se constituyen equipos multidisciplinares si los procesos a mejorar son de carácter transversal. Suele seguirse la estructura jerárquica existente. Aunque las capacidades de trabajo en equipo son deseables, lo importante es conocer el proceso y las técnicas Lean. Se requiere un experto en Lean formando parte del equipo, idealmente el líder, aunque no es imprescindible.
¿Cuál deberías elegir?
La elección entre Lean y Scrum dependerá en gran medida de la situación de la organización, del tipo de proyecto y de la naturaleza de tu sector:
- Si estás buscando mejorar la eficiencia operativa en procesos y subir rendimiento y beneficio, Lean es probablemente la mejor opción.
- Si trabajas en proyectos complejos o inciertos, donde los requisitos pueden cambiar rápidamente y necesitas ser ágil en la entrega de productos, Scrum es más adecuado.
Dicho esto, muchas empresas encuentran beneficios en combinar ambas metodologías, utilizando Lean para mejorar los procesos y Scrum para gestionar proyectos innovadores o altamente inciertos.
El verdadero reto para el éxito está en conseguir integrar las metodologías en la cultura de la organización, y no limitarse a una aplicación específica de una técnica para resolver un problema de un proceso.
